同一個 AI，10 個同事 10 種答案：公司級 AI 指令手冊怎樣寫（附模板）
Connext Advisory 智連諮詢 · 2026年7月28日 · 9 分鐘
文章總結： 公司級 AI 指令手冊（AI instruction manual）是一份由公司持有、所有同事共用的標準指示文件，內容包括公司背景、語氣規範、禁用字眼、常規任務格式與資料處理界線。它令不同同事使用同一個 AI 工具時，輸出的品質與語氣保持一致，並將「AI 用得好」由個人技巧變成公司資產。
大部分中小企的 AI 導入，都會經歷同一個階段：工具買了，同事各自摸索，有人用得出神入化，有人用完覺得沒用。半年後回望，公司並沒有累積到任何東西——因為所有心得都留在個別同事的對話紀錄裡。
問題不在於同事不夠聰明，而在於沒有人告訴 AI，你間公司是什麼公司。
問題的根源：AI 每次都由零開始
每一次新對話，AI 都不知道你的公司做什麼、客戶是誰、寫給客人的電郵應該有多正式、哪些字眼絕對不能用。所以同事必須每次自行補充背景——而每個人補充的版本都不一樣。
結果是：
- 語氣不一致——同一間公司發出的電郵，有些過分親切，有些過分官腔。
- 重複勞動——十個同事各自試錯，得出十套只有自己知道的做法。
- 品質不可預測——出來的東西好與不好，取決於當日是誰在用。
- 知識隨人流失——最懂用 AI 的同事一離職，公司的 AI 能力歸零。
最後一項是老闆最應該關注的風險。若公司的 AI 成效建立在一位熱心同事身上，那不是能力，是單點故障。
什麼是「公司級 AI 指令手冊」？
它是一份文字檔案，載入 AI 工具的長期指示欄位（不同工具的名稱各異，例如 Projects、Custom Instructions、System Prompt、知識庫設定），令往後所有對話自動繼承同一套背景與規則。
關鍵分別在於擁有權：
| 個人 prompt 心得 | 公司級指令手冊 | |
|---|---|---|
| 存放位置 | 同事自己的對話紀錄 | 公司共用資料夾／系統 |
| 誰可以更新 | 只有本人 | 指定負責人，有版本紀錄 |
| 新人上手 | 由零開始摸索 | 第一日即沿用現行標準 |
| 同事離職 | 心得一併帶走 | 留在公司 |
| 輸出一致性 | 因人而異 | 全公司一致 |
指令手冊應該包含的五個部分
以下結構經過實際部署驗證，適用於大部分主流 AI 工具。
1. 公司背景
AI 需要知道它在為誰工作：業務性質、主要客戶群、規模、所處行業的基本常識。這一段直接決定 AI 用什麼詞彙、假設對方懂多少。
2. 語氣與用語規範
這是最容易被忽略、但對品牌一致性影響最大的一段。應明確寫出：使用繁體中文還是英文、書面語還是口語、正式程度、句子長度偏好，以及禁用字眼與禁用方向。
「不可以做什麼」通常比「應該做什麼」更有效。
3. 常規任務與輸出格式
列出公司最常交給 AI 的三至五項任務，每項寫明期望的輸出格式與長度。例如：客戶跟進電郵不超過 150 字、會議紀錄必須列出負責人與限期、報價說明必須包含價格依據。
4. 資料處理界線
明確寫出哪些資料不可以輸入 AI：客戶個人資料、未公開財務數據、僱員資料、有保密協議約束的文件。這一段同時是個人資料保護法規下的內部合規紀錄，出事時是你的第一道防線。
5. 覆核責任
寫明哪些輸出可以直接使用、哪些必須經人手覆核才可對外發出，以及由誰負責。凡涉及金額、法律責任、對外承諾的內容，一律應設覆核關卡。
可直接複製的模板
以下模板可直接貼入你所用 AI 工具的長期指示欄位，再按公司情況填寫。
## 一、公司背景
公司名稱：
業務性質：
主要客戶：（行業／規模／地區）
公司規模：
客戶最常問我們的三個問題：
1.
2.
3.
## 二、語氣與用語規範
語言：繁體中文／簡體中文／英文／視收件人而定
地區用語習慣：（例如香港、台灣、新加坡——直接影響用詞選擇）
文體：書面語／口語
正式程度：（1 至 5 分，5 為最正式）
句子長度偏好：簡短直接／可較詳盡
必須使用的稱謂：
禁用字眼：
禁用方向：（例如：不得作出任何回報保證、不得比較競爭對手、不得承諾交付日期）
## 三、常規任務與輸出格式
任務 1：客戶查詢回覆
格式：先確認收到 → 直接回答 → 明確下一步 → 不超過 150 字
任務 2：會議紀錄整理
格式：決議事項／待辦事項（須列負責人及限期）／未解決問題
任務 3：報價說明
格式：服務範圍 → 價格 → 價格依據 → 有效期
任務 4：
任務 5：
## 四、資料處理界線
不可輸入的資料：客戶身分證明文件、未公開財務數據、僱員個人資料、
受保密協議約束的文件
可輸入但須先去識別化：客戶個案內容、投訴紀錄
如不確定是否可輸入：先問 [負責人職銜]
## 五、覆核責任
可直接使用：內部草稿、資料整理、翻譯初稿
必須覆核後才可對外發出：所有客戶電郵、報價、合約相關文字、社交平台貼文
覆核負責人：
兩週推行時間表
指令手冊寫得再好，沒有推行就沒有價值。以下是我們建議的節奏。
| 時段 | 行動 | 產出 |
|---|---|---|
| 第 1–2 日 | 指定一位負責人，收集三至五位同事現時實際使用 AI 的做法 | 現況清單 |
| 第 3–5 日 | 撰寫第一版指令手冊，先只填公司背景與語氣規範兩部分 | 手冊 v0.1 |
| 第 6–8 日 | 選兩位同事試用，比較套用前後的輸出差異 | 對照樣本 |
| 第 9–11 日 | 補上常規任務格式與資料界線，修正試用中發現的問題 | 手冊 v1.0 |
| 第 12–14 日 | 全公司推行，載入共用工具，安排 30 分鐘簡介 | 正式版 + 版本紀錄 |
| 其後每月 | 負責人檢視一次，加入新任務、刪去不再適用的規則 | 月度更新 |
不要一開始就追求完整。先做好公司背景與語氣規範兩部分，已能解決大部分不一致的問題。
如何量度成效
若無法量度，就無法判斷是否值得繼續投入。建議追蹤以下三項：
| 指標 | 如何量度 | 一個月後的合理目標 |
|---|---|---|
| 輸出一致性 | 抽三位同事就同一任務生成的結果作比較 | 語氣與格式明顯趨同，無須逐份重寫 |
| 覆核修改幅度 | 記錄對外文件需要改動多少 | 由「大幅重寫」降至「小幅潤飾」 |
| 新人上手時間 | 新同事能獨立產出可用初稿所需日數 | 明顯縮短 |
留意這些都是品質與一致性指標，而不是「慳咗幾多鐘」。指令手冊的價值在於令輸出可預測；真正大幅節省人手時間的，是下一步的流程自動化。
三個常見錯誤
一、寫成公司簡介。 指令手冊不是給人看的宣傳文字，而是給 AI 執行的操作規範。愈具體愈有用——「專業但親切」沒有作用，「不使用感嘆號，不用『我們很高興』開頭，每段不超過三句」才有作用。
二、只寫應該做什麼。 禁用清單往往比正面指示更能改善輸出。把過去覺得「不對路」的實例逐條寫成禁令。
三、寫完就當完成。 沒有負責人、沒有版本紀錄的手冊，三個月後就會與實際做法脫節。應視之為活文件，設定每月檢視。
常見問題
公司級 AI 指令手冊與員工培訓有什麼分別？
培訓提升的是個人技巧，會隨人流失；指令手冊將標準寫進工具本身，新同事第一日就自動沿用。兩者互補，但只做培訓而不建立手冊，公司無法累積資產。
我們公司只有幾個人，也需要嗎？
規模愈小反而愈值得做，因為每位同事的產出佔比更高，不一致的影響更明顯。五人公司的手冊可以只有一頁。
應該由誰負責撰寫？
由最熟悉公司對外語氣的人主導（通常是老闆本人或市場／客服主管），而非最懂技術的人。技術可以外判，語氣不可以。
這份手冊需要多久更新一次？
建議每月檢視一次，並在以下情況即時更新：推出新服務、更改定價方式、發現重複出現的輸出問題、或有新工具加入。
寫好手冊之後，下一步是什麼？
當同事的輸出已趨一致，下一個瓶頸通常是「仍然需要有人記得去做」。這時應檢視哪些工序可以由系統自動觸發，而非依賴個人自律——這就進入流程自動化的範圍。
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